Digitalizarea intre dorinta si necesitate

Cat ma costa procesul de digitalizare a firmei? Timp, bani, informatie, resursa umana.

In cazul unui IMM cea mai sensibila este resursa financiara. Unde o directionez?  Prioritara este activitaea  de baza. Cea care produce aici si acum. Imi mai ramane suficient pentru modernizare?  De unde “eliberez” sau atrag resurse financiare pentru ceva ce nu produce imediat?  Si de unde sa imi iau informatiile necesare. Si cand sa ma mai ocup si de activitatea de zi cu zi ca sa pot asigura resursele financiare. Complicat?

Noi ne-am intrebat uneori “Ce am face daca am avea acces la un buget de risc*?” In lunga noastra lista de dorinte, primele locuri sunt: tehnologizarea (aici includem digitalizarea) si promovarea digitala profesionala.

Dar, intorcandu-ne la realitate, credem ca in aceasta etapa  a dezvoltarii mediului de afaceri, putine IMM au acces la un astfel de buget. Iar daca au, de obicei este mic si nu asigura necesarul pentru o investitie completa. Iar o investitie  pe bucatele, mai ales in tehnologie, nu este fezabila decat pe termen foarte scurt.

*buget de risc: o suma de bani pe care o poti cheltui (fara sa iti destabilizeze afacerea) pentru un proiect complet de modernizare a firmei care – pe termen scurt – nu iti va aduce profit. Efectele sunt vizibile imediat. Beneficiile implementarii unui astfel de proiect sunt intangibile si apar pe termne mediu si lung, De obicei un astfel de proiect nu vizeaza o investitie in activitatea de baza a firmei. Este insa necesar pentru “a tine pasul cu vremurile” .

Fondurile nerambursabile pentru digitalizarea IMM pot fi considerate un “buget de risc”.

Din experienta spunem ca accesarea fondurilor nerambursabile este un proces care necesita: claritate (stiu ce vreau), munca si organizare. Atat.

In urmatoarele randuri am sumarizat ce ar trebui sa cunoasca un IMM daca isi doreste sa isi digitalizeze activitatea si pentru aceasta se gandeste sa acceseze fonduri nerambursabile? Asadar va punem la dispozitie  o lista de verificare folosita de noi.

Lista de verificare

• Ce inseamna digitalizare

Beneficiarul trebuie sa inteleaga ce inseamna digitalizare din doua perspective:

1. a finantatorului. Cererea de finantare trebuie sa puna in evidenta un proiect de digitalizare. 5 laptop-uri si un copiator nu inseamna digitalizare.
2. a IMM-ului finantat: digitalizarea va aduce o schimbare importanta in procesele din firma. Cu multe beneficii dar si cu risc major sa nu iasa nimic daca proiectul nu este asumat de toata firma. Primul inamic: rezistenta la schimbare. Apare chiar daca ne dorim acea schimbare.  Al doilea: fanteziile celor implicati legate de ce ar vrea sa obtina ca si instrumente si mod de lucru dupa implementarea proiectului. Pastrati-va realisti oricat de tentant ar fi sa doriti cele mai noi tehnologii care promit luna de pe cer.

• Definirea nevoilor

Sa isi defineasca cumpatat si realist nevoile. Pe principiul “Ce-i prea mult strica, ce-i putin n-ajunge”.

• Eligibilitatea

Sa stabileasca daca este eligibil sau nu pentru schema de finantare din acest viitor apel de proiecte. Si sa calculeze suma pe care o poate obtine. Intre minimul (30.000 euro) si maximul (100.000 euro)  deja anuntate. Cheltuielile eligibile nu pot depăşi 50% din media cifrei de afaceri aferentă ultimelor 3 exerciţii financiare încheiate. Intrebati-ne cum puteti face aceasta prima evaluare. Sau un material bun gasiti si aici

• Fluxul de numerar

Sa aiba in vedere fluxul de numerar necesar pentru proiect pornind de la mecanismul de incasare a fondurilor nerambursabile. Pentru ca:

1. 10% din valoarea proiectului va fi suportat de IMM-ul beneficiar. Asta daca nu depaseste limita de 50% mentionata mai sus.
2. TVA afarenta achizitiilor din proiect va fi in grija IMM-ului beneficiar
3. banii vor fi incasati prin cerere de rambursare (caz in care IMM-ul intai efectueaza cheltuielile eligibile si apoi solicita rambursare. Detalii le vom avea clare la publicarea ghidului final). Poate aveti nevoie de un credit punte. Sau o alta sursa temporara de finantare.
4. Cheltuielile efectuate inaintea semnarii contractului de finantare nu vor fi decontate in cadrul proiectului.
5. Alte cheltuilei obligatorii de luat in calcul cand construieste bugetul (eligibile, dar cheltuieli…).  Cheltuieli de informare și publicitate, cheltuieli cu serviciile de consultanta, cheltuieli pentru auditare tehnica si financiara a proiectului.

• Consultanta de calitate

Sa caute :

1. un consultant specializat in accesarea de fonduri UE.   El este cel care va scrie dosarul proiectului. Tot el va asista beneficiarul de la pregatirea documentelor pana la incasarea finantarii si inchiderea fericita a proiectului. Procedurile sunt laborioase ai orice greseala inseamna amanarea graficului de implementare. Cu toate neplacerile ce decurg de aici. Asta in cazul in care proiectul este scris bine si obtine finantarea.
2. un consultant tehnic care il va ajuta la stabilirea solutiei tehnice  pentru a acoperi nevoile identificate la punctul 2 si a bugetului aferent. Practic acesta va traduce nevoile intr-o solutie tehnica (echipamente, aplicatii etc). Si va va spune cat costa fiecare ca sa puteti realiza bugetul investitiei.

Nu va “zgarciti” la cei doi de mai sus, nu-i alegeti pe cei mai ieftini.  De calitatea muncii lor depinde succesul proiectului vostru. In plus cheltuielile cu cei doi sunt eligibile (decontabile) prin proiect. Suntem obisnuiti sa facem mai totul cu resurse proprii. Acesta este unul din acele momente cand este benefic pentru noi sa angajam profesionisti.

• Responsabilul intern pentru proiect

Sa desemneze un om din echipa sa, care sa asigure o comunicare fluenta intre IMM si consultantii implicati. Reprezentantul IMM-ului trebuie sa fie o persoana cu acces la informatiile firmei si cu o buna imagine in interior.

Pe scurt…. cam atat.

Aveti nevoie de idei? Va putem impartasi din experienta noastra in digitalizare si accesarea fondurilor nerambursabile.

Intrebati-ne la office@silvasistems.ro.